CURSOS
CONFIGURACIÓN CURSOS
Para proceder con la configuración general de cursos, es necesario tener previamente creadas las tarifas y las modalidades de pago disponibles a la hora de realizar la inscripción a un curso.
Nota: Podemos saber más sobre la configuración de tarifas en el apartado «Tarifas de Cursos»
1.Grupos
Dentro del apartado “Configuración–>Reservas–>Grupos” para crear un grupo que para categorizar / organizar que vamos a crear. Basta con dar al botón de «Añadir Grupo» , darle un nombre y dejarlo marcado como «Activo» y «Visible»
2.Actividades
Seguidamente, crearemos una actividad, que es aquella que vamos a impartir en nuestro curso (Normalmente suele coincidir con la denominación del curso que vamos a impartir), desde el apartado “Configuración–>Reservas–>Actividades–>Listado de actividades” y la introduciremos dentro del Grupo de “Cursos” creado anteriormente. En nuestro caso ponemos el ejemplo de “Clases Perfeccionamiento Natación” (Nuevamente, nos aseguraremos de que la actividad creada quede marcada como activa):
3.Zonas
En tercer crearemos la zona física en la que se va a llevar a cabo el curso y le asociamos la actividad del curso que se va a impartir , en nuestro ejemplo la zona física es «Piscina» y la actividad que se imparte es «Clases Perfeccionamiento natación» . Desde el apartado “Configuración–>Reservas–>Zonas–>Listado de Zonas” pulsaremos el botón “Añadir Zona” y rellenamos los datos pertinentes (Marcaremos la zona como “Activa” cuando finalicemos), acto seguido pulsaremos el botón «Guardar»:
Nota: En este caso, si en la zona se van a impartir cursos únicamente, no marcaremos la opción de “Zona habilitada para reservas”; Ya que eso habilitaría el poder hacer realizar reservas “físicas” de esta zona y nos podría interferir a la hora de crear curso ya que un socio podría reservarla.
4.Familias de Cursos
A continuación nos dirigiremos al apartado de “Cursos–>Familias de Cursos” donde crearemos una familia para categorizar de manera interna los cursos que vayamos creando (Dicha familia de cursos, sólo va a ser visible desde el apartado de configuración cuando creemos más cursos)
Pulsaremos el botón “Añadir familia de Cursos” para crear una nueva:
5.Plantillas de Cursos
Desde el apartado “Configuración–>Reservas–>Cursos–>Plantillas de Cursos” crearemos unas plantillas con los datos básicos de cada curso al igual que hicimos con las clases, para poder utilizarlas en un futuro a la hora de generar el mismo curso en otras fechas. Basta con que Seleccionaremos el botón de “Añadir Plantilla de Cursos” y rellenemos los datos de a continuación:
Nombre: Nombre descriptivo del curso en cuestión.
Color: Color con el que el curso se representará en el cuadrante de cursos.
Grupo:Grupo al que pertenecerá el curso (Aquel que configuramos en Reservas–>Grupos)
Actividad:Actividad que se impartirá en nuestros cursos (Aquella que configuramos en Reservas–>Actividades)
Nivel: Aquí seleccionaremos una serie de categorizaciones previamente creadas para identificar a lso cursos por el nivel que imparten.
Duración: En este apartado estableceremos el periodo del curso. Es importante tener claro este punto ya que de lo contrario, unas modalidades de pago estarán disponibles y otras no. Ejemplo: Si configuramos el curso con duración cuatrimestral y la modalidad de pago que queremos incluir es semestral, el programa no la incluirá como disponible.
Modalidad de Pago: Indicaremos la modalidad de pago que queremos que esté disponible cuando el socio se apunte al curso. La modalidad de pago tendrá que ser igual o inferior a la Duración del curso. De lo contrario no estará disponible. Ver apartado tarifas de cursos para más información
Plazas Públicas: Número de plazas que estarán disponibles tanto para reserva de plazas desde Deporweb como los socios que se apunten a través del alta online.
Plazas Privadas: Número de plazas que sólo estarán visibles para la gestión por parte del administrador desde la herramienta Deporweb.
Edades: Rango de edades en la que la inscripción al curso estará disponible. Este dato se recogerá en función de la fecha de nacimiento que hemos establecido en la ficha de los socios. Si el socio está fuera de dicho rango, no se le permitirá inscribir al curso.
Días lista de Espera Activa: Estableceremos los días en los días en los que la lista de espera permanecerá activa desde que dé comienzo el curso. Es decir, suponiendo que el curso empiece el día 16/03/2020 y en ese mismo día se llene su ocupación, se activará la lista de espera. Si configuramos la lista de espera 1 día desde el comienzo del curso. Significa que la lista de espera va a estar activa hasta sólo el día 17/03/220 para aquellos socios que no hayan podido hacerse con una plaza durante la inscripción inicial del curso.
Una vez hemos finalizado la configuración, pulsaremos el botón “Guardar” para dejar creada la plantilla.
7.Listado de Cursos (Creación de Nuevo Curso)
Desde configuración–>Reservas–>Cursos–>Listado de Cursos pulsaremos el botón “Crear Nuevo Curso” para cargar la plantilla que hemos creado anteriormente:
Una vez cargada dicha plantilla, el programa nos rellanará automáticamente los datos tal y como la configuramos, revisamos que los datos estén correctos y pulsamos el botón “Siguiente”:
En el paso siguiente configuraremos los datos del curso que se muestran a continuación:
Duración: Duración del propio curso.
Intervalo de Fechas: Fecha de inicio y fin en la que se desarrollará el curso.
Hora de Inicio: Hora de inicio en la que se desarrollará el curso.
Hora de Fin: Hora de fin en la que finalizará el curso.
Días de la semana: Días de la semana en las que se desarrollará el curso.
Zona: Espacio “físico” donde se impartirá el curso.
Monitor: Si lo deseamos, podemos seleccionar un monitor para que imparta el curso en cuestión. Basta con asegurarnos que en la ficha del empleado correspondiente, tenga unos horarios configurados, así como en el apartado “Cursos” tenga configurada las actividades referentes a cursos, para que pueda impartirlos.
Comisión Por Clase Individual: De manera opcional podemos establecer a nivel informativo una comisión por cada clase del curso impartida.
Edades Desde/Hasta: Edades en las que la inscripción del curso estará permitida. Cualquier ficha que no se encuentre entre dicho rango, no podrá apuntarse al curso.
Nacidos Desde/Hasta: Este campo se rellenará de manera informativa en función del rango de edades que establezcamos anteriormente.
Plazo de Inscripción (Desde): Fecha a partir de la cual está disponible la inscripción para que el socio se apunte al curso.
Plazo de Inscripción (Hasta): Fecha límite de inscripción que estará disponible para que el socio se apunte al curso.
Además, dentro del periodo de Inicio/Fin de inscripción podremos establecer hasta las horas, si queramos que sea más concreto.
Día lista espera activa en curso: Estableceremos los días en los días en loa que la lista de espera permanecerá activa desde que dé comienzo el curso.
Plazo de Renovación (Desde): Estableceremos la fecha de inicio en la que este curso puede ser renovado. Normalmente estableceremos como fecha de inicio de renovación la fecha en la que finaliza nuestro curso.
Plazo de Renovación (Hasta): Estableceremos la fecha límite en la que este curso puede ser renovado.
Cuando tengamos los datos configurados, pulsaremos el botón «Siguiente»
El siguiente paso será elegir la modalidad de pago que estará disponible en el curso, volvemos a recordar que las modalidades de pago que estarán disponibles serán aquellas iguales o de menor duración que hemos establecido en el periodo del curso. Podemos repasar la configuración nuevamente de las tarifas/Modalidades de pago pinchando «Aquí»
Pulsando el botón siguiente, llegaremos al último paso del proceso de creación de cursos, donde se nos mostrará una vista previa donde veremos todos los días en los que el curso va ser creado; Mostrando en color rojo, aquellos días en los que el curso se solape si ya se está impartiendo una clase , reserva de zona o servicio (En cuyo caso, en ese día concreto el curso no será creado) una vez hemos confirmado todos los horarios, pulsaremos el botón “Crear curso” para que esté disponible en nuestro cuadrante de cursos (Podremos acceder a los cursos desde el botón del menú principal llamado «Cursos»):
8.Niveles
Desde este menú (Situado en Configuración–>Reservas–>Cursos–>Niveles) configuraremos los niveles pertinentes para que podamos posteriormente categorizar los cursos que vamos a crear. Basta con que demos al botón de añadir «Nivel», demos un nombre y pulsemos el botón «Guardar». Una vez creados, estos niveles serán seleccionables desde la plantilla de cursos.
9.Parametrización
Desde el menú de configuración–>Reservas–>Cursos–>Parametrización configuraremos una serie de valores que veremos a continuación:
Días para dar de baja automáticamente: Máximo de días que pueden transcurrir antes de que se de de baja a un alumno del curso, en el caso de que éste no tenga su cuota abonada.
(Nota: Para que este parámetro funcione correctamente los socios deberán tener la cuota generada en su ficha.)
Notificaciones de plazas disponibles: En el caso de que un socio se encuentre apuntado en la lista de espera y se libere un plaza en el curso, seleccionaremos el método de notificación que le llegará a dicho socio para avisarle de que pasará su estado de lista de espera a candidatura.
10.Renovaciones
En este último apartado (Configuración–>Reservas–>Cursos–>Renovaciones) podremos renovar los cursos cuando éstos finalicen, sin necesidad de crearlos nuevamente a través de las plantillas.
En primer lugar nos dirigiremos al botón de «Crear nuevas renovaciones»
En el siguiente paso deberemos buscar el curso que deseemos renovar mediante los filtros que se nos presentan a continuación, una vez tengamos el curso en cuestión, lo seleccionamos y pulsamos el botón «Siguiente»
En el siguiente paso seleccionaremos las nuevas fechas del inicio y final de curso así como las fechas de inicio y fin de inscripción, además tendremos distintas opciones sobre cómo gestionar a los
alumnos que han pertenecido al curso original:
Sin Alumnos: Pulsando el botón renovar sobre esta opción crearemos el nuevo curso sin ningún alumno en éste.
Alumnos: Seleccionando esta opción se trasladará a todos los antiguos al nuevo curso, como alumnos nuevamente. Si por algún motivo alguno de los socios no pudiera ser trasladado directamente como alumno, pasará a ser candidato, por lo que deberemos establecer una fecha límite en la que dicho candidato debe abonar la inscripción para no ser descartados del curso.
Alumnos como Candidatos: En esta tercera opción pasaremos a todos los alumnos del curso antiguo como candidatos en el nuevo. Deberemos marcar una fecha límite en la que estos candidatos han de abonar la inscripción al curso para no ser descartados de éste.
En último lugar dispondremos de la confirmación del curso renovado:
